Een dienstverband beëindigen vraagt om precisie. De opzegtermijn werkgever bepaalt hoeveel tijd er moet zitten tussen het moment waarop u opzegt en de dag waarop het contract daadwerkelijk eindigt. Die termijn is geen richtlijn, maar een harde regel uit het Burgerlijk Wetboek. Rekent u een dag mis, dan loopt de arbeidsovereenkomst een volle maand langer door. Neemt u een te korte termijn, dan kan de werknemer een vergoeding vorderen die kan oplopen tot enkele maandsalarissen.
Voor werkgevers is dat lastig, omdat een rekenfout meestal pas achteraf zichtbaar wordt. De ontslagvergunning is binnen, de brief is verstuurd, en pas bij de eindafrekening blijkt dat de einddatum niet klopt. Op dat moment is corrigeren vaak niet meer mogelijk zonder kosten.
In dit artikel zetten wij op een rij hoe lang de opzegtermijn is, wanneer u precies moet opzeggen, hoe u de duur van de UWV-procedure mag aftrekken en in welke situaties opzeggen helemaal niet is toegestaan. Ook leest u wat het verschil is tussen opzeggen na toestemming van het UWV en ontbinding door de kantonrechter. Zo weet u waar u aan toe bent voordat de brief de deur uit gaat.
⚖️ In het kort
- De wettelijke opzegtermijn voor de werkgever loopt op van één maand bij een dienstverband korter dan vijf jaar tot vier maanden bij vijftien jaar of langer.
- Opzeggen gebeurt tegen het einde van de maand, tenzij schriftelijk een andere dag is afgesproken of dat binnen de onderneming gebruikelijk is.
- Na toestemming van het UWV mag u de duur van de procedure aftrekken, maar er moet altijd minimaal één maand overblijven.
- Tijdens ziekte, zwangerschap en bevallingsverlof en in enkele andere situaties geldt een opzegverbod en is opzeggen niet toegestaan.
- Zegt u op tegen een te vroege dag, dan is dat een onregelmatige opzegging en bent u een vergoeding verschuldigd ter hoogte van het loon over de gemiste periode.
- Bij ontbinding door de kantonrechter zegt u niet zelf op, maar de rechter houdt bij de einddatum wel rekening met uw opzegtermijn.
Wat de opzegtermijn voor de werkgever precies inhoudt
De opzegtermijn is de periode tussen het moment waarop u de arbeidsovereenkomst opzegt en de datum waarop het dienstverband eindigt. Gedurende die periode loopt alles gewoon door: de werknemer bouwt vakantiedagen op, u betaalt loon, en de gebruikelijke rechten en plichten blijven bestaan. De termijn is bedoeld om de werknemer de gelegenheid te geven ander werk te zoeken en om uzelf de ruimte te geven het werk over te dragen.
Belangrijk is dat een opzegtermijn alleen aan de orde is wanneer u daadwerkelijk opzegt. Dat is niet bij elke vorm van beëindiging het geval. In het Nederlandse ontslagrecht bestaan drie routes, elk met eigen regels. De eerste is opzegging na toestemming van het UWV, bijvoorbeeld bij bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid. De tweede is ontbinding door de kantonrechter, bijvoorbeeld bij disfunctioneren of een verstoorde arbeidsverhouding. De derde is ontslag op staande voet, dat per direct werkt en waarbij geen enkele termijn geldt.
Alleen bij de eerste route zegt u zelf op en berekent u zelf de einddatum. Bij de tweede route bepaalt de rechter het einde. Bij de derde route eindigt de arbeidsovereenkomst onmiddellijk, al gelden daarvoor zeer strenge voorwaarden. Wie de routes door elkaar haalt, rekent al snel met de verkeerde termijn.
De wettelijke opzegtermijn werkgever: van een tot vier maanden
De wet koppelt de lengte van de opzegtermijn aan de duur van het dienstverband op het moment van opzeggen. Hoe langer iemand in dienst is, hoe langer de termijn. De staffel ziet er als volgt uit.
Voor de berekening van de duur van het dienstverband telt u de volledige periode mee waarin de werknemer bij u werkzaam is geweest. Zijn er eerdere contracten geweest die elkaar met tussenpozen hebben opgevolgd, dan kunnen die onder omstandigheden bij elkaar worden opgeteld. Dat speelt vaak bij werknemers die eerst via een uitzendbureau werkten of die na een korte onderbreking zijn teruggekeerd. Onderschat dit niet, want het verschil tussen negen en elf jaar dienstverband kost u een volle maand extra loon.
De opzegtermijn van de werknemer bedraagt in beginsel één maand. Dat verschil is bewust in de wet opgenomen: de werkgever heeft doorgaans meer voorbereidingstijd nodig en de werknemer heeft bescherming nodig bij het zoeken naar ander werk. Bij ontslag bij een vast contract is deze staffel het uitgangspunt, tenzij in de cao of het contract iets anders is geregeld.
Opzeggen tegen het einde van de maand: zo rekent u terug
De wet bepaalt dat opzegging geschiedt tegen het einde van de maand, tenzij bij schriftelijke overeenkomst of door het gebruik binnen de onderneming een andere dag is aangewezen. In de praktijk betekent dit dat het dienstverband bijna altijd eindigt op de laatste dag van een kalendermaand. Een einddatum halverwege de maand is dus meestal niet mogelijk.
Dat heeft gevolgen voor het moment waarop u de opzeggingsbrief moet versturen. De opzegtermijn moet volledig binnen de resterende maanden vallen. Stel dat een werknemer zes jaar in dienst is, dan geldt een opzegtermijn van twee maanden. Wilt u dat het dienstverband eindigt op 30 september, dan moet de opzegging uiterlijk op 31 juli hebben plaatsgevonden. Verstuurt u de brief pas op 2 augustus, dan schuift het einde automatisch door naar 31 oktober.
Die ene dag kost dan een volledige maand aan loon, pensioenpremie en vakantiegeld. Bij een grotere groep werknemers loopt dat snel op. Wij adviseren daarom om de brief ruim voor het einde van de maand te versturen en het moment van ontvangst aantoonbaar vast te leggen. Aangetekende verzending of persoonlijke overhandiging tegen ondertekening voorkomt discussie achteraf. Die discussie draait namelijk niet om de datum op de brief, maar om het moment waarop de opzegging de werknemer feitelijk bereikte.
De duur van de UWV-procedure aftrekken van de opzegtermijn
Heeft u toestemming van het UWV gekregen om de arbeidsovereenkomst op te zeggen, dan mag u de tijd die de procedure in beslag nam in mindering brengen op de opzegtermijn. De wetgever vond het niet redelijk dat een werkgever eerst weken of maanden wacht op een beslissing en daarna nog eens de volledige termijn moet uitzitten.
De proceduretijd loopt vanaf de datum waarop het UWV de complete ontslagaanvraag heeft ontvangen tot en met de datum waarop de toestemming is afgegeven. Let op het woord compleet: vraagt het UWV nog stukken op, dan begint de teller pas te lopen zodra het dossier volledig is. Vult u de aanvraag slordig in, dan verliest u die dagen.
Op deze aftrek geldt één harde begrenzing. Er moet altijd minimaal één maand opzegtermijn overblijven. Duurde de procedure zes weken en gold een opzegtermijn van twee maanden, dan zou er iets meer dan twee weken resteren. Door het minimum blijft er in dat geval toch een volle maand staan. Bij een opzegtermijn van vier maanden en dezelfde procedureduur houdt u ongeveer tweeënhalve maand over, en dat is dan de termijn die u aanhoudt.
Houd er ten slotte rekening mee dat de toestemming van het UWV beperkt geldig is. In de regel moet u binnen vier weken na de beslissing daadwerkelijk opzeggen. Wacht u langer, dan vervalt de toestemming en moet de procedure opnieuw.
Ontbinding door de kantonrechter: geen opzegging, wel een termijn
Bij de tweede ontslagroute ligt dit anders. Vraagt u de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst te ontbinden, dan zegt u zelf niet op. De rechter beëindigt het contract en bepaalt daarbij de einddatum. Strikt genomen geldt er dus geen opzegtermijn. Toch komt de termijn wel degelijk terug in de beslissing.
De wet schrijft namelijk voor dat de kantonrechter het einde van de arbeidsovereenkomst bepaalt op het tijdstip waarop de overeenkomst bij regelmatige opzegging zou zijn geëindigd. De rechter rekent dus met uw wettelijke opzegtermijn. Vervolgens brengt hij daarop de duur van de ontbindingsprocedure in mindering, gerekend vanaf de datum waarop het verzoekschrift is ontvangen tot de datum van de beschikking. Ook hier geldt dat er minimaal een maand moet resteren.
Er is één belangrijke uitzondering. Is de ontbinding het gevolg van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer, dan kan de kantonrechter de arbeidsovereenkomst eerder laten eindigen. Dat komt niet vaak voor, omdat rechters de lat voor ernstig verwijtbaar handelen hoog leggen.
Voor uw planning is het verschil tussen beide routes dus kleiner dan het lijkt. Bij het UWV rekent u zelf, bij de kantonrechter rekent de rechter. In beide gevallen komt er een einddatum uit die is afgeleid van dezelfde staffel, verminderd met de proceduretijd en met een ondergrens van een maand.
Opzegverboden: wanneer opzeggen niet is toegestaan
Een correcte opzegtermijn helpt niet als u überhaupt niet mag opzeggen. De wet kent een reeks opzegverboden die de werknemer in kwetsbare situaties beschermen. Deze verboden vallen uiteen in twee groepen.
De eerste groep zijn de zogenoemde tijdens-verboden. U mag niet opzeggen tijdens ziekte van de werknemer, zolang die arbeidsongeschiktheid korter dan twee jaar heeft geduurd. Hetzelfde geldt tijdens zwangerschap en bevallingsverlof, tijdens lidmaatschap van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, en tijdens bepaalde vormen van verlof en publieke functies. Over ontslag tijdens ziekte bestaan in de praktijk de meeste misverstanden.
De tweede groep zijn de wegens-verboden. Daarbij gaat het niet om het moment, maar om de reden. Opzeggen wegens vakbondslidmaatschap, wegens overgang van een onderneming, wegens het opnemen van ouderschapsverlof of op discriminatoire gronden is verboden, ongeacht wanneer u het doet.
Op de tijdens-verboden bestaan uitzonderingen. Meldt de werknemer zich pas ziek nadat het UWV uw complete ontslagaanvraag heeft ontvangen, dan staat het opzegverbod bij ziekte niet in de weg. Ook bij volledige beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming vervallen verschillende opzegverboden. Daarop bestaat weer een uitzondering: een werkneemster die zwangerschaps- of bevallingsverlof geniet, mag ook dan niet worden opgezegd. Deze uitzonderingen luisteren nauw en zijn het onderdeel waarop in de praktijk de meeste fouten worden gemaakt.
Onregelmatige opzegging en wat die u kost
Zegt u op tegen een eerdere dag dan wettelijk of contractueel is toegestaan, dan spreken wij van een onregelmatige opzegging. De opzegging zelf blijft in stand, het dienstverband eindigt dus wel degelijk, maar u bent de werknemer een vergoeding verschuldigd.
Die vergoeding is gelijk aan het in geld vastgestelde loon over de periode dat de arbeidsovereenkomst bij een regelmatige opzegging nog had voortgeduurd. Had u drie maanden moeten aanhouden en hield u er één aan, dan gaat het dus om twee maandsalarissen. Vakantietoeslag telt daarbij mee. De kantonrechter kan die vergoeding in bijzondere gevallen matigen, maar de wet stelt daaraan ondergrenzen, waardoor de rekening zelden echt laag uitvalt.
Naast de vergoeding voor de gemiste opzegtermijn blijft de transitievergoeding gewoon verschuldigd. Beide vergoedingen staan los van elkaar. En zegt u op zonder dat u toestemming van het UWV had of zonder schriftelijke instemming van de werknemer, dan wordt het risico nog groter. De werknemer kan de kantonrechter dan vragen de opzegging te vernietigen of een billijke vergoeding toe te kennen. Daarvoor geldt een vervaltermijn van twee maanden na het einde van het dienstverband. Wordt de opzegging vernietigd, dan is het dienstverband nooit geëindigd en moet u het loon met terugwerkende kracht alsnog betalen.
Afwijken van de wettelijke termijn in cao of arbeidsovereenkomst
De wettelijke staffel is het uitgangspunt, maar niet altijd het eindstation. Afwijken kan, alleen niet in elke richting en niet op elke manier.
Verlengen mag, mits dat schriftelijk is vastgelegd. Wordt de opzegtermijn van de werknemer verlengd, dan moet de termijn van de werkgever ten minste het dubbele bedragen. Spreekt u met een werknemer een opzegtermijn van twee maanden af, dan komt u zelf dus op minimaal vier maanden uit. Dat wordt in arbeidsovereenkomsten met sleutelfunctionarissen regelmatig over het hoofd gezien, met als gevolg dat de bepaling niet houdbaar is.
Verkorten kan uitsluitend bij collectieve arbeidsovereenkomst of bij regeling door een daartoe bevoegd bestuursorgaan. In een individuele arbeidsovereenkomst kunt u de wettelijke termijn dus niet verkorten. Controleer daarom altijd eerst of er een cao van toepassing is en wat daarin over opzegtermijnen staat, want een afwijkende cao-bepaling gaat voor.
Daarnaast kent de wet een aantal bijzondere gevallen. Voor de werknemer die de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt, geldt een opzegtermijn van één maand, ongeacht de duur van het dienstverband. Tijdens de proeftijd geldt geen opzegtermijn, zoals blijkt bij ontslag in de proeftijd. Ook bij ontslag op staande voet geldt geen termijn, al is dat middel alleen bruikbaar bij een dringende reden.
De opzegtermijn in de praktijk: loon, vakantiedagen en het vervolg
Tijdens de opzegtermijn blijft de arbeidsovereenkomst volledig van kracht. U betaalt loon door, de werknemer blijft vakantiedagen opbouwen en de gebruikelijke bedingen blijven gelden. Wilt u de werknemer vrijstellen van werk, dan mag dat, maar de loondoorbetaling loopt gewoon door. Vrijstelling betekent bovendien niet automatisch dat vakantiedagen worden afgeschreven. Dat kan alleen met instemming van de werknemer of op basis van een duidelijke afspraak.
Bij het einde van het dienstverband betaalt u de resterende vakantiedagen uit. Ging het ontslag via het UWV op bedrijfseconomische gronden, dan geldt bovendien de wederindiensttredingsvoorwaarde: komt hetzelfde werk binnen zesentwintig weken weer beschikbaar, dan moet u het eerst aanbieden aan de vertrokken werknemer.
Loopt de communicatie stroef, dan is een zorgvuldige opbouw belangrijker dan snelheid. Begin met een gesprek waarin u de situatie uitlegt en de mogelijkheden verkent. Komt u er samen niet uit, leg de positie dan schriftelijk vast in een heldere brief. Blijft het vastlopen, dan kunt u aankondigen dat u een procedure zult starten. Vaak volgt daarna een tweede ronde waarin beide partijen zich laten bijstaan door een advocaat. Pas als ook dat geen oplossing biedt, kan mediation zinvol zijn, en anders resteert een procedure bij het UWV of de kantonrechter. Meer achtergrond over ontslag en arbeidsvoorwaarden vindt u in onze kennisbank arbeidsrecht.
Veelgestelde vragen over de opzegtermijn van de werkgever
Vanaf welk moment gaat de opzegtermijn precies lopen?
De opzegtermijn begint te lopen op het moment dat de opzegging de werknemer heeft bereikt, niet op de datum die boven de brief staat. Verstuurt u de brief op 29 juli maar ontvangt de werknemer hem pas op 2 augustus, dan telt augustus als eerste maand. Omdat opzegging in beginsel tegen het einde van de maand geschiedt, schuift de einddatum daarmee een volle maand op. Zorg daarom voor bewijs van ontvangst, bijvoorbeeld door aangetekende verzending of persoonlijke overhandiging tegen ondertekening. Bij twijfel is het verstandig een paar dagen extra marge te nemen.
Geldt er een opzegtermijn bij een tijdelijk contract dat afloopt?
Nee. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt van rechtswege op de afgesproken einddatum. U hoeft dan niet op te zeggen en er geldt dus ook geen opzegtermijn. Wel geldt bij contracten van zes maanden of langer de aanzegplicht: u moet uiterlijk een maand voor het einde schriftelijk laten weten of het contract wordt voortgezet en zo ja, onder welke voorwaarden. Wilt u een tijdelijk contract tussentijds beëindigen, dan kan dat alleen als er een tussentijds opzegbeding in staat en u ook dan de gebruikelijke ontslagroute volgt.
Mag ik de opzegtermijn afkopen zodat de werknemer eerder vertrekt?
De wet geeft geen recht om de opzegtermijn eenzijdig af te kopen. Zegt u op tegen een te vroege dag, dan is dat een onregelmatige opzegging en bent u een vergoeding verschuldigd. In onderling overleg kan het wel: als de werknemer schriftelijk instemt met een eerdere einddatum, is er niets aan de hand. Vaak wordt dan afgesproken dat het loon over de resterende periode alsnog wordt uitbetaald. Een alternatief is de werknemer vrijstellen van werk met behoud van loon, waarbij de formele einddatum ongewijzigd blijft.
Moet ik naast de opzegtermijn ook een transitievergoeding betalen?
Ja, in de meeste gevallen wel. De transitievergoeding is verschuldigd wanneer het initiatief tot beëindiging bij u als werkgever ligt, en die verplichting staat volledig los van de opzegtermijn. De vergoeding bedraagt een derde maandsalaris per gewerkt jaar en wordt naar rato berekend over gedeelten van een jaar. Er geldt een wettelijk maximum dat jaarlijks wordt geïndexeerd. Alleen in uitzonderingssituaties, zoals ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer, kan de vergoeding vervallen of worden verlaagd.
Wat gebeurt er als de werknemer ziek wordt tijdens de opzegtermijn?
Een ziekmelding na een rechtsgeldige opzegging verandert niets aan de einddatum. Het opzegverbod bij ziekte beschermt tegen het opzeggen zelf, en dat moment is dan al gepasseerd. Het dienstverband eindigt dus gewoon op de vastgestelde datum. Tot die datum betaalt u het loon door volgens de regels bij ziekte. Is de werknemer op de einddatum nog ziek, dan meldt u dit bij het UWV, waarna een uitkering op grond van de Ziektewet aan de orde kan zijn. Meldt de werknemer zich ziek vóór de aanvraag, dan ligt het anders.
Geldt de opzegtermijn ook bij een vaststellingsovereenkomst?
Bij een vaststellingsovereenkomst wordt niet opgezegd, maar beëindigen partijen de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden. De wettelijke opzegtermijn is dan formeel niet van toepassing en u bent vrij om samen een einddatum te kiezen. Toch is de termijn wel van belang. Voor het recht op een WW-uitkering wordt gekeken naar de zogenoemde fictieve opzegtermijn. Kiest u een einddatum die daarbinnen valt, dan kan de werknemer tijdelijk zonder uitkering komen te zitten. In de praktijk wordt de opzegtermijn daarom vrijwel altijd gerespecteerd.
Tot slot
De opzegtermijn lijkt een administratieve formaliteit, maar het is een van de plekken waar het bij een ontslag mis kan gaan. De staffel is duidelijk en de regel dat u tegen het einde van de maand opzegt ook, en toch loopt het vaak vast op de combinatie van beide, op de aftrek van de proceduretijd of op een opzegverbod dat over het hoofd is gezien.
Twijfelt u over de juiste termijn, over de vraag of u wel mag opzeggen of over de route die in uw situatie het verstandigst is, laat dan meekijken voordat de brief de deur uit gaat. Achteraf herstellen is bijna altijd duurder dan vooraf controleren.
Van Zinnicq Bergmann staat sinds 1870 werkgevers en werknemers in Noord-Brabant en daarbuiten bij. Omdat wij beide kanten van de tafel kennen, weten wij goed waar in een ontslagdossier de risico’s zitten en welke aanpak in de praktijk werkt. Onze arbeidsrechtadvocaten denken met u mee over de termijn, de route en de onderbouwing, zodat u met rust en duidelijkheid een besluit kunt nemen. Neem gerust contact op om uw situatie vrijblijvend voor te leggen.