Wet verbetering poortwachter: de stappen bij een zieke werknemer

Valt een werknemer langere tijd uit door ziekte, dan begint een traject van maximaal twee jaar met vaste stappen. Die stappen staan in de Wet verbetering poortwachter. Werkgever en werknemer moeten vanaf de eerste ziektedag samen werken aan terugkeer naar werk, met de bedrijfsarts als adviseur.

Het gaat zelden mis op de grote lijn, wel in de uitvoering: een plan van aanpak dat niet wordt bijgesteld, een tweede spoor dat te laat start of gesprekken die nergens zijn vastgelegd. Na bijna twee jaar toetst UWV het hele traject, en dan is herstel vaak alleen nog mogelijk tegen een hoge prijs.

Hieronder leest u welke momenten vastliggen, wie welke rol heeft, wat de wet van werkgever en werknemer vraagt en wat er gebeurt als UWV de inspanningen onvoldoende vindt.

Waarom de wet er is

De Wet verbetering poortwachter geldt sinds 2002 en gaat ervan uit dat snel en goed ingrijpen verzuim korter maakt. De werkgever laat zich bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst en houdt een verzuimdossier bij. Hoeveel loon de werknemer krijgt, regelt de poortwachter niet; zie daarvoor loondoorbetaling bij ziekte.

Het kabinet presenteerde in 2026 twee wetsvoorstellen. Het ene maakt het advies van de bedrijfsarts leidend bij de toets van UWV. Het andere maakt het kleine en middelgrote werkgevers mogelijk om de re-integratie in het tweede ziektejaar, met instemming van de werknemer of toestemming van UWV, alleen nog te richten op werk bij een andere werkgever. De beoogde ingangsdatum daarvan is 1 januari 2030. Tot die voorstellen wet zijn, gelden de regels hieronder.

De tijdlijn in de eerste twee ziektejaren

De termijnen tellen vanaf de eerste ziektedag. Ziekteperiodes met minder dan 4 weken ertussen tellen bij elkaar op, zodat een korte werkhervatting de klok niet terugzet. Leg de eerste ziektedag daarom nauwkeurig vast.

De termijnen voor de probleemanalyse en het plan van aanpak zijn uiterste termijnen. Afwijken mag alleen gemotiveerd; leg de reden dan schriftelijk vast.

Het eerste ziektejaar stap voor stap

Bij de ziekmelding mag de werkgever vragen naar de verwachte duur, de bereikbaarheid en lopende werkzaamheden, maar niet naar de aard of oorzaak van de ziekte. De probleemanalyse die de werkgever krijgt, bevat dan ook geen diagnose, maar wel wat de werknemer nog kan, wat het herstel belemmert en hoe de re-integratie kan beginnen.

Het plan van aanpak stellen werkgever en werknemer samen op: activiteiten, doelen, termijnen, evaluatiemomenten en de casemanager, met ieders visie. Minstens eens per 6 weken bespreken zij de voortgang. Loopt de opbouw achter of valt de werknemer terug, dan wordt het plan bijgesteld.

Na 42 weken meldt de werkgever de werknemer ziek bij UWV; te laat melden kan een boete tot 455 euro opleveren. De eerstejaarsevaluatie rond week 52 is daarna het scharnierpunt. Werkgever en werknemer kiezen dan bewust: terugkeer in eigen of aangepast werk, ander werk in het bedrijf, of ook zoeken daarbuiten. Is terugkeer bij de eigen werkgever niet in zicht, dan start het tweede spoor uiterlijk 6 weken later, tenzij er binnen 3 maanden concreet zicht is op structureel werk in het eigen bedrijf.

Het tweede ziektejaar en het re-integratieverslag

In het tweede jaar loopt de re-integratie in het eigen bedrijf door, zo nodig naast het tweede spoor. Dat traject moet adequaat zijn, met een persoonsprofiel, een zoekprofiel en een re-integratieplan. De kosten zijn voor de werkgever, ook als een re-integratiebureau het uitvoert.

Uiterlijk in week 91 stelt de werkgever het re-integratieverslag op: probleemanalyse, plan van aanpak met bijstellingen, eerstejaarsevaluatie, actueel oordeel van de bedrijfsarts en eindevaluatie. De werknemer krijgt een kopie, stuurt de medische informatie zelf naar UWV en vraagt uiterlijk in week 93 de WIA-uitkering aan. Een te late aanvraag verlengt de loondoorbetaling met de duur van de vertraging, maar kan de werknemer over die periode zijn loon kosten.

Is volledige terugkeer in zicht maar is meer tijd nodig, dan kunnen werkgever en werknemer UWV samen vragen de loondoorbetaling te verlengen. Ontslag is tijdens die verlenging niet toegestaan.

De rol van bedrijfsarts, casemanager en arbeidsdeskundige

De bedrijfsarts is de enige deskundige die de werkgever verplicht inschakelt. Hij beoordeelt de belastbaarheid, maakt de probleemanalyse en het actueel oordeel en adviseert werkgever en werknemer allebei, met een medisch beroepsgeheim. De werknemer kan een second opinion bij een andere bedrijfsarts vragen.

De casemanager, vaak een leidinggevende, een HR-medewerker of in een klein bedrijf de directeur, bewaakt de afspraken, verzorgt het contact met de bedrijfsarts en houdt het dossier bij. Een arbeidsdeskundige is niet verplicht, maar vaak onmisbaar: hij vertaalt beperkingen naar passend werk en onderbouwt de keuze bij de eerstejaarsevaluatie.

Wat de wet van u als werkgever vraagt

U bevordert de re-integratie actief, eerst in uw eigen bedrijf (artikel 7:658a BW): eigen werk, dan aangepast werk, dan ander passend werk. Dat werk biedt u zelf aan, en een voorstel van de werknemer wijst u alleen gemotiveerd af. U legt alle stukken, gewerkte uren en activiteiten vast en betaalt de re-integratie.

Werkt de werknemer niet mee, dan moet u reageren: aanspreken, schriftelijk waarschuwen en zo nodig het loon opschorten of stopzetten, zie loonstop bij ziekte. In het uiterste geval kan ontslag volgen, zie ontslag tijdens ziekte. Laat u het op zijn beloop, dan kan UWV dat later als uw tekortkoming aanmerken.

Wat de wet van u als werknemer vraagt

U werkt mee aan uw herstel en re-integratie (artikel 7:660a BW): u volgt redelijke voorschriften op, werkt mee aan het plan van aanpak en doet passend werk dat de werkgever u aanbiedt. Een gebruikelijke medische behandeling mag van u worden verlangd, met vrije keuze van uw arts.

U hoeft niet te vertellen wat u mankeert, uw werkgever ziet medische informatie alleen met uw toestemming en u krijgt kopieën van het plan van aanpak en het re-integratieverslag. Tijdens ziekte geldt in de regel een opzegverbod.

Bent u het oneens met de bedrijfsarts of met het werk, weiger dan niet zomaar, maar vraag een second opinion of een deskundigenoordeel van UWV. Dat kan ook als uw werkgever te weinig doet aan uw re-integratie. Weigeren zonder deugdelijke grond kan u loon, uw baan en later een deel van uw uitkering kosten.

De poortwachterstoets door UWV en een negatieve uitkomst

Bij de WIA-aanvraag toetst een arbeidsdeskundige van UWV eerst het re-integratieverslag: de RIV-toets of poortwachterstoets. Ontbreken stukken, dan krijgt de verantwoordelijke partij 5 werkdagen om ze aan te vullen. Daarna vraagt UWV zich in vaste volgorde af: is er een bevredigend resultaat, waren de inspanningen voldoende, is er voor tekortkomingen een deugdelijke grond, en kunnen ze worden hersteld? Een eerder deskundigenoordeel weegt mee.

Is het oordeel positief, dan volgt de WIA-beoordeling en eindigt de loondoorbetaling na 104 weken. Wat er daarna met het dienstverband gebeurt, leest u bij ontslag na twee jaar ziekte. Heeft de werkgever zonder deugdelijke grond te weinig gedaan, dan verlengt UWV de loondoorbetaling met maximaal 52 weken. De WIA-aanvraag ligt dan stil en het opzegverbod blijft gelden. Tegen die beslissing staat bezwaar open.

Herstelt de werkgever de tekortkoming, bijvoorbeeld met alsnog een adequaat tweede spoor, dan dient hij een bekortingsverzoek in. UWV beslist binnen 3 weken en bij voldoende herstel eindigt de sanctie 6 weken later. Ligt de tekortkoming bij de werknemer, dan kan UWV de WIA-uitkering geheel of gedeeltelijk weigeren. Dat risico loopt de werknemer ook als hij tijdens een loonsanctie zonder deugdelijke grond instemt met een vaststellingsovereenkomst.

Fouten die tot een loonsanctie leiden

Uit onderzoek van UWV blijkt dat de meeste loonsancties draaien om re-integratie die niet, te laat of verkeerd is opgepakt; bij kleine bedrijven gaat het relatief vaak mis bij het tweede spoor. Wij zien steeds dezelfde punten:

• het tweede spoor start te laat of zonder persoonsprofiel en zoekprofiel;
• passend werk in het eigen bedrijf is niet functie voor functie onderzocht;
• het plan van aanpak is niet bijgesteld bij stagnatie of terugval;
• de werknemer werkt maandenlang arbeidstherapeutisch, zonder loonwaarde of perspectief;
• er is niet gereageerd toen de werknemer niet meewerkte;
• gesprekken en afspraken zijn niet vastgelegd.

Maak daarom van elk voortgangsgesprek een verslag voor beide partijen, leg vast waarom u een advies van de bedrijfsarts anders opvolgt, en laat het dossier vóór de eerstejaarsevaluatie en ruim voor week 91 kritisch nalopen.

Ziektegeschillen en het escalatiepad

Ziektegeschillen gaan meestal over de vraag of de werknemer arbeidsongeschikt is, of het werk passend is en of de ander genoeg doet. Vaak speelt er een arbeidsconflict, zie ziekmelden bij een arbeidsconflict. Dat is geen reden om de re-integratie stil te leggen.

Een deskundigenoordeel is daarbij vaak de sleutel. Zonder zo’n oordeel wijst de rechter een loonvordering van een zieke werknemer in beginsel af, net als een vordering om de werkgever tot re-integratie te dwingen.

Wij hanteren een vaste volgorde: eerst onderhandelen, dan een formele brief met standpunt en termijn, daarna een drukmiddel zoals een deskundigenoordeel of een aangekondigde procedure, en een tweede ronde tussen advocaten. Pas daarna volgt mediation, en als laatste de procedure bij de kantonrechter.

Een voorbeeld van begin tot eind

Stel: een bouwbedrijf met 25 medewerkers heeft een projectleider van 44 die uitvalt met overspanningsklachten. De werkgever meldt het verzuim dezelfde week bij de arbodienst. De probleemanalyse volgt in week 5 en het plan van aanpak in week 7, met de HR-medewerker als casemanager.

Rond week 20 stokt de opbouw: de werknemer vindt het aangeboden werk als werkvoorbereider niet passend. Na een gesprek en een formele brief vraagt de werkgever een deskundigenoordeel aan. UWV vindt het werk passend met een rustige werkplek, en de werknemer bouwt op naar 20 uur per week.

De melding na 42 weken gaat op tijd naar UWV. Bij de eerstejaarsevaluatie stelt een arbeidsdeskundige vast dat terugkeer als projectleider niet in zicht is en dat het bedrijf geen passend werk heeft voor meer uren. In week 55 start een tweede spoor naast de 20 uur. Het re-integratieverslag is in week 90 klaar, de WIA-aanvraag volgt in week 92 en UWV vindt de inspanningen voldoende. Was het tweede spoor pas in week 70 gestart, dan had een loonsanctie tot 52 weken gedreigd.

Houvast voor beide partijen

Wie de vaste momenten bewaakt, afspraken vastlegt en op tijd bijstuurt, voorkomt dat er na twee jaar discussie ontstaat over wat er wel en niet is gebeurd.

Omdat wij werkgevers en werknemers bijstaan, kennen wij de klappen van de zweep van beide kanten. Meer onderwerpen vindt u in ons overzicht van het arbeidsrecht.

Van Zinnicq Bergmann staat sinds 1870 werkgevers en werknemers bij in Noord-Brabant en daarbuiten. Staat u als werkgever voor de eerstejaarsevaluatie of het re-integratieverslag, of loopt u als werknemer vast in uw re-integratie, neemt u dan gerust telefonisch contact met ons op.