Non-actiefstelling: wanneer mag een werkgever een werknemer op non-actief zetten?

Soms kan een werknemer beter even niet op de werkvloer zijn. Er loopt een onderzoek naar mogelijke fraude, een conflict is te hoog opgelopen of er dreigt vertrouwelijke informatie weg te lekken. Bij een non-actiefstelling verbiedt de werkgever de werknemer dan tijdelijk om te werken, terwijl het dienstverband gewoon doorloopt.

Het is een ingrijpende maatregel. Voor de werknemer voelt het al snel als een voorbode van ontslag, en collega’s en klanten trekken hun eigen conclusies. De wet kent geen aparte regeling voor de non-actiefstelling. Wat mag, volgt vooral uit goed werkgeverschap en uit de rechtspraak.

Hieronder leest u wanneer de maatregel is toegestaan, wat er met het loon gebeurt, hoe lang het mag duren en wat u doet als u op non-actief bent gesteld.

Non-actiefstelling en schorsing: het verschil

Een wettelijke definitie van non-actiefstelling of schorsing bestaat niet. In beide gevallen mag de werknemer tijdelijk niet werken en blijft de arbeidsovereenkomst bestaan. In het spraakgebruik is een non-actiefstelling een ordemaatregel, zonder oordeel vooraf. Een schorsing van een werknemer is meestal disciplinair en volgt op gedrag dat de werkgever hem verwijt.

Kijk daarom ook in de arbeidsovereenkomst, de cao en het personeelsreglement: daarin kan het onderscheid zijn uitgewerkt. Een vrijstelling van werk komt op hetzelfde neer, maar wordt meestal samen afgesproken, bijvoorbeeld in een vaststellingsovereenkomst.

De grondslag: goed werkgeverschap en het recht op werk

Het vertrekpunt is artikel 7:611 BW: werkgever en werknemer moeten zich gedragen als een goed werkgever en een goed werknemer. Daaruit leiden rechters af dat een werknemer in beginsel recht heeft op tewerkstelling. Dat is meer dan een formaliteit, want wie maanden thuiszit, verliest vakkennis, contacten en zichtbaarheid.

Daartegenover staat het recht van de werkgever om redelijke voorschriften te geven over het werk en de goede orde (artikel 7:660 BW). De kantonrechter in ‘s-Hertogenbosch vatte de toets in 2024 zo samen: de werkgever moet een redelijk belang hebben dat zwaarder weegt dan het in beginsel zwaarwegende belang van de werknemer om zijn werk te blijven doen (ECLI:NL:RBOBR:2024:15). Meer achtergrond vindt u in arbeidsrecht uitgelegd.

Wanneer een non-actiefstelling gerechtvaardigd is

De maatregel is te verdedigen als de aanwezigheid van de werknemer een concreet probleem oplevert. In de praktijk gaat het vooral om drie situaties:

Ook dan moet de maatregel in verhouding staan tot het probleem. Een goed werkgever kijkt eerst of iets lichters volstaat, zoals tijdelijk ander werk, beperkte toegang tot systemen of geen klantcontact.

Wanneer de maatregel niet past

Een non-actiefstelling is geen drukmiddel. Wie een werknemer naar huis stuurt om hem tot een vertrekregeling te bewegen, loopt het risico dat de rechter dat als ernstig verwijtbaar handelen aanmerkt, met een billijke vergoeding als mogelijk gevolg.

Ook gewone ontevredenheid over het functioneren is geen reden voor deze maatregel. Daarvoor is een verbetertraject bedoeld, zie ontslag wegens disfunctioneren. En valt de reden weg, bijvoorbeeld omdat het onderzoek de verdenking niet bevestigt, dan moet de werknemer weer aan het werk kunnen.

Het loon loopt door

Volgens artikel 7:628 BW behoudt de werknemer zijn loon als hij niet werkt, tenzij dat in redelijkheid voor zijn eigen rekening behoort te komen. De Hoge Raad oordeelde in 2003 dat een schorsing of non-actiefstelling in de risicosfeer van de werkgever ligt. Het loon moet dus worden doorbetaald, ook als de werkgever gegronde redenen had en de werknemer de maatregel aan zichzelf te wijten heeft (ECLI:NL:HR:2003:AF3057).

Een schorsing zonder loon is daardoor nauwelijks mogelijk. De wet staat een schriftelijke afwijking alleen toe in de eerste zes maanden van het dienstverband (artikel 7:628 lid 5 BW). Ook een leaseauto voor privégebruik hoort bij het loon en loopt in de regel door, tenzij de leaseregeling iets anders bepaalt. Vakantiedagen worden gewoon opgebouwd.

Hoe lang een non-actiefstelling mag duren

De wet noemt geen maximumduur, maar een non-actiefstelling moet tijdelijk zijn en mag niet langer duren dan nodig. Meestal gaat het om enkele weken: de tijd voor een onderzoek, een afkoelperiode of overleg over de toekomst. Bevat de cao of het personeelsreglement een maximumtermijn, dan geldt die.

Hoe langer de maatregel duurt, hoe zwaarder de rechtvaardiging moet zijn. In de genoemde zaak in ‘s-Hertogenbosch stond een werknemer al ruim vijf maanden op non-actief. De werkgever had meldingen over haar gedrag niet met haar gedeeld, geen nader onderzoek gedaan en geen ontbinding gevraagd. De kantonrechter droeg de werkgever op de maatregel binnen twee dagen na betekening op te heffen en haar weer haar eigen werk te laten doen.

Wat collega’s en klanten te horen krijgen

Een non-actiefstelling valt op, en wat de werkgever erover zegt, kan de werknemer lang achtervolgen. Houd de mededeling daarom neutraal en feitelijk: de werknemer is voorlopig niet aanwezig en vragen gaan naar een vaste contactpersoon. Verdenkingen, details uit het onderzoek of speculaties over een vertrek horen daar niet in.

Stem de tekst bij voorkeur af met de werknemer. Beschadigende mededelingen kunnen in strijd zijn met goed werkgeverschap en met zijn privacy. Blijkt een verdenking onterecht, dan kan de werknemer eerherstel vragen, bijvoorbeeld een rectificatie aan dezelfde mensen die eerder zijn ingelicht.

Het besluit zorgvuldig nemen en vastleggen

Begin als werkgever bij de vraag wat het concrete probleem is en waarom de werknemer daardoor niet kan blijven werken. Hoor hem zo mogelijk vooraf. Na een ernstig incident kan dat gesprek ook direct daarna plaatsvinden.

Leg het besluit schriftelijk vast. Een goede brief noemt de concrete reden, de ingangsdatum, de verwachte duur en de doorbetaling van het loon. Ook staat erin wat er van de werknemer wordt verwacht, zoals bereikbaar blijven en bedrijfsmiddelen inleveren, en wie de contactpersoon is. Neem een voorbehoud op voor verdere maatregelen en bespreek de stand van zaken geregeld.

Gaat het om vermoedelijk ernstig wangedrag, houd dan tempo. Een ontslag op staande voet moet volgens artikel 7:677 BW onverwijld worden gegeven. Rechters laten ruimte voor onderzoek, mits de werkgever voortvarend handelt. Een onderzoek dat wekenlang stilligt, kan het ontslag later alsnog doen sneuvelen.

Valkuilen voor de werkgever

In procedures zien wij steeds dezelfde fouten terug:

• De reden blijft vaag of staat niet op papier.
• Het loon of de leaseauto wordt ingehouden.
• Het onderzoek ligt stil, of de werknemer krijgt de bevindingen niet te zien.
• Collega’s of klanten horen meer dan nodig is.
• De maatregel wordt ingezet om een vertrek af te dwingen.

Elk daarvan verzwakt de positie van de werkgever en kan een loonvordering, wedertewerkstelling of een hogere vergoeding opleveren.

Wat u doet als u op non-actief wordt gezet

Blijf rustig en teken niets ter plekke. Vraag de reden en de verwachte duur schriftelijk op, maak zo nodig schriftelijk bezwaar en geef aan dat u beschikbaar bent om te werken. Neem geen ontslag, want daarmee verspeelt u in de regel uw recht op een WW-uitkering.

Houd u aan redelijke afspraken, noteer wat er is gezegd en bewaar e-mails en berichten. U mag weten welke verwijten er liggen en daarop reageren voordat er conclusies worden getrokken. Bent u door de spanning werkelijk ziek, meld u dan ziek; lees meer bij arbeidsconflict en ziekmelden.

Pak het conflict in stappen aan: eerst het gesprek, dan een formele brief met een termijn waarin u een procedure in het vooruitzicht stelt, daarna een tweede ronde via advocaten. Pas dan komt mediation in beeld, en als laatste de procedure. Zie ook een arbeidsconflict als werknemer.

Kort geding, schadevergoeding en eerherstel

Is de non-actiefstelling onterecht of duurt zij te lang, dan kan de werknemer de kantonrechter in kort geding vragen de maatregel op te heffen en hem weer toe te laten tot zijn werk (wedertewerkstelling), eventueel op straffe van een dwangsom. Ook achterstallig loon kan hij in die procedure vorderen. Wel moet er spoed zijn: wie maanden wacht, moet kunnen uitleggen waarom.

Daarnaast is schadevergoeding mogelijk als de werkgever zich niet als goed werkgever heeft gedragen en de werknemer daardoor schade lijdt, bijvoorbeeld aan zijn reputatie. Dat is geen automatisme. Eerherstel, zoals een rectificatie naar collega’s of klanten, kan in dezelfde procedure worden gevraagd.

Non-actief en de onderhandelingen over vertrek

Vaak is een non-actiefstelling het begin van een vertrektraject. De werkgever stelt dan een vaststellingsovereenkomst voor, waarin de non-actiefstelling meestal wordt omgezet in een vrijstelling van werk tot de einddatum.

Voor de werknemer is dit het moment om te onderhandelen over de einddatum, de vergoeding, het concurrentiebeding, een neutrale referentie en de tekst richting collega’s. Zie de vaststellingsovereenkomst onderhandelen en ontslagvergoeding.

Laat vastleggen dat het initiatief bij de werkgever ligt en er geen dringende reden is, met het oog op de WW-uitkering. Na ondertekening heeft de werknemer veertien dagen om de overeenkomst zonder opgaaf van redenen te ontbinden (artikel 7:670b BW).

Komen partijen er niet uit en wil de werkgever toch afscheid nemen, dan kan dat alleen langs de formele weg. De Nederlandse ontslagroute kent er drie: het UWV, de kantonrechter en ontslag op staande voet. Bij verstoorde verhoudingen of verwijtbaar handelen is dat in de regel de kantonrechter.

Een voorbeeld van begin tot eind

Stel: een ICT-dienstverlener met 60 medewerkers ontdekt dat een accountmanager van 47 offertes en klantgegevens naar zijn privémail stuurt, vlak nadat een concurrent hem heeft benaderd. De directeur en de HR-manager spreken hem dezelfde dag. Hij zegt dat hij thuis wilde doorwerken.

De directeur stelt hem voor drie weken op non-actief, in afwachting van onderzoek naar het mailverkeer, en bevestigt reden, duur, loon en voorbehoud in een brief. Hij levert laptop en toegangspas in. Collega’s horen alleen dat hij voorlopig afwezig is en klanten krijgen een vervangende contactpersoon.

Na twee weken ligt er een rapport: er zijn bestanden doorgestuurd, maar niets wijst erop dat ze bij de concurrent zijn beland. Hij reageert er schriftelijk op. De werkgever ziet geen dringende reden voor ontslag op staande voet, maar vindt het vertrouwen geschaad en stelt een vaststellingsovereenkomst voor.

Met een arbeidsrechtadvocaat onderhandelt de accountmanager over vrijstelling van werk tot de einddatum, een vergoeding boven de transitievergoeding, een neutrale referentie en een afspraak over het relatiebeding. Had de werkgever het onderzoek laten liggen of collega’s verteld dat er iets ernstigs speelde, dan had de accountmanager in een kort geding veel sterker gestaan.

Zorgvuldigheid aan beide kanten

Een non-actiefstelling zet een arbeidsrelatie onder spanning. Voor de werkgever is het een middel om een onderzoek of conflict in goede banen te leiden, voor de werknemer een periode van onzekerheid.

Wat het verschil maakt, is zorgvuldigheid: een concrete reden, heldere afspraken op papier, terughoudendheid naar buiten en tijdig een besluit over het vervolg.

Van Zinnicq Bergmann staat sinds 1870 werkgevers en werknemers bij in Noord-Brabant en daarbuiten. Omdat wij voor beide partijen optreden, kennen wij de klappen van de zweep van beide kanten. Overweegt u een werknemer op non-actief te stellen, of bent u zelf op non-actief gesteld, neemt u dan gerust telefonisch contact met ons op.