Studiekostenbeding: wanneer moet u studiekosten terugbetalen?

Een werkgever die een opleiding betaalt, wil daar ook een tijd profijt van hebben. Daarom staat in veel arbeidsovereenkomsten een studiekostenbeding: vertrekt de werknemer binnen een afgesproken periode, dan betaalt hij de opleidingskosten geheel of gedeeltelijk terug. Bij het einde van het dienstverband leidt dat vaak tot discussie.

De ruimte voor zo’n beding is kleiner geworden. Sinds augustus 2022 moet verplichte scholing kosteloos zijn. In september 2025 maakte de Hoge Raad duidelijk dat dit geldt voor alle scholing die noodzakelijk is voor de functie.

Hieronder leest u wanneer een studiekostenbeding geldig is, wanneer de werknemer studiekosten moet terugbetalen en wanneer niet, en hoe verrekening werkt. Een rekenvoorbeeld laat zien hoe een glijdende schaal uitpakt.

Wat een studiekostenbeding is

Een studiekostenbeding is een afspraak waarin de werknemer toezegt de opleidingskosten die de werkgever betaalt, geheel of gedeeltelijk terug te betalen als hij binnen een bepaalde periode vertrekt. Het staat in de arbeidsovereenkomst, in een aparte studieovereenkomst of in de personeelsgids. De werkgever beschermt zo zijn investering in kennis.

Net als een concurrentiebeding of relatiebeding gaat het om een afspraak die pas bij het einde van het dienstverband gaat knellen. Anders dan voor die bedingen stelt de wet geen vormvereisten; de grenzen volgen uit artikel 7:611a BW en de rechtspraak. Verwante onderwerpen vindt u bij arbeidsrecht uitgelegd.

Verplichte scholing is sinds augustus 2022 kosteloos

Sinds 1 augustus 2022 bepaalt artikel 7:611a BW, ter uitvoering van een Europese richtlijn, dat scholing die de werkgever verplicht moet aanbieden kosteloos is, als arbeidstijd geldt en zo mogelijk in werktijd plaatsvindt. Kosteloos betekent dat de werkgever alle kosten draagt, zoals lesgeld, examengeld, boeken en reiskosten.

Een beding waarmee die kosten alsnog op de werknemer worden verhaald of met zijn loon worden verrekend, is nietig (artikel 7:611a lid 4 BW). Dat geldt ongeacht de reden van vertrek of het resultaat van de opleiding, en ook voor bedingen van vóór 1 augustus 2022.

Welke scholing als verplicht geldt

Verplicht is in elk geval scholing die de werkgever op grond van wet, Europese regels of cao moet aanbieden, zoals veiligheidstrainingen of het bijhouden van vakbekwaamheid. Daarnaast moet iedere werkgever de werknemer in staat stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor zijn functie, en, voor zover redelijk, scholing om in dienst te blijven als zijn functie vervalt (artikel 7:611a lid 1 BW).

Op 26 september 2025 besliste de Hoge Raad dat ook die algemene plicht tot kosteloze scholing leidt (ECLI:NL:HR:2025:1386). De zaak ging over de beroepsopleiding van advocaat-stagiaires, maar de redenering is algemeen. Denk ook aan een cursus voor een nieuw computersysteem, of aan scholing in het verbetertraject dat aan een ontslag wegens disfunctioneren voorafgaat.

Meestal buiten de kosteloze scholing vallen een startkwalificatie die de werknemer al bij indiensttreding moest hebben, een opleiding voor een andere functie en persoonlijke ontwikkeling. Kantonrechters kijken naar de functie zoals die feitelijk is afgesproken. Staat de opleiding als eis in de vacature of functieomschrijving, of is iemand aangenomen als medewerker in opleiding, dan is zij al snel noodzakelijk. Dat veel collega’s een opleiding volgen, maakt haar nog niet noodzakelijk.

De eisen voor een geldig studiekostenbeding

Voor overige opleidingen mag een terugbetaling in beginsel worden afgesproken. De eisen daarvoor gaan terug op een arrest van de Hoge Raad uit 1983: de terugbetaling moet in verhouding staan tot de periode waarin de werkgever profijt heeft van de opleiding, en de ernstige financiële gevolgen moeten de werknemer vooraf duidelijk zijn uitgelegd.

In de praktijk is daarvoor een schriftelijk beding nodig, ondertekend voordat de opleiding begint, waarin staat welke kosten eronder vallen, om welk bedrag het gaat of hoe dat wordt berekend, en in welke situaties terugbetaling volgt. Voldoet een beding niet aan deze eisen, dan is het niet altijd helemaal van tafel: de rechter kan het ook gedeeltelijk toepassen.

De glijdende schaal en de duur van het beding

Het terug te betalen bedrag moet afnemen naarmate de werknemer langer blijft: de glijdende schaal. Dat kan per jaar, bijvoorbeeld 100, 66 en 33 procent, of per maand. De afbouw begint meestal bij de afronding. Werkt de werknemer tijdens een lange opleiding al volop met de nieuwe kennis, dan kan de rechter oordelen dat de afbouw eerder had moeten beginnen.

Een wettelijke maximumduur bestaat niet, maar de termijn moet passen bij de zwaarte en de kosten van de opleiding. In de praktijk zien wij meestal twee tot drie jaar. Een lange binding voor een cursus van enkele dagen is kwetsbaar.

Wanneer de werknemer studiekosten moet terugbetalen

Het gaat meestal om een werknemer die zelf opzegt binnen de afbouwperiode. Hij betaalt dan het deel dat volgens de schaal nog openstaat. Doorgaans telt de datum waarop het dienstverband eindigt, dus na afloop van de opzegtermijn van de werknemer.

Veel bedingen noemen ook het ontslag op staande voet. Houdt de dringende reden geen stand, dan kan de werkgever zich voor de terugbetaling niet op dat ontslag beroepen. En voor verplichte scholing blijft het beding nietig, ook bij een terecht ontslag op staande voet.

Vaak is ook afgesproken dat wie de opleiding zonder goede reden afbreekt, alles terugbetaalt. Stopt de werknemer door ziekte of haalt hij ondanks serieuze inzet een examen niet, dan ligt dat minder voor de hand.

Wanneer terugbetaling meestal niet aan de orde is

Eindigt het dienstverband door ontslag om bedrijfseconomische redenen, na langdurige ziekte of omdat de werkgever een tijdelijk contract niet verlengt, dan ligt de oorzaak niet bij de werknemer. Noemt het beding die situaties toch, dan kan de rechter het opzijzetten op grond van goed werkgeverschap en de redelijkheid en billijkheid (artikelen 7:611 en 6:248 BW).

Zo oordeelde een kantonrechter in 2025 dat een werkgever die een tijdelijk contract niet verlengde, de studiekosten niet mocht terugvorderen, omdat de werknemer niet aan het einde had bijgedragen.

Verrekening met de eindafrekening

Tijdens het dienstverband mag een werkgever een vordering maar beperkt met het loon verrekenen (artikel 7:632 BW). Bij het einde van de arbeidsovereenkomst vervalt die beperking: een geldige vordering tot terugbetaling van studiekosten mag dan worden verrekend met het laatste salaris, het vakantiegeld en uit te betalen vakantiedagen.

Wel geldt een ondergrens. Met het deel van het loon tot het minimumloon, of tot de beslagvrije voet als die hoger is, mag niet worden verrekend. Bij een nietig beding is verrekening helemaal uitgesloten. Wie ten onrechte verrekent, moet het loon alsnog betalen, met rente en mogelijk een wettelijke verhoging.

Voor de transitievergoeding gelden eigen regels. Kosten van een opleiding die de werknemer breder inzetbaar maakt, mogen daarop alleen onder strikte voorwaarden in mindering worden gebracht, waaronder vooraf schriftelijke instemming van de werknemer. Zie ook ontslagvergoeding.

Afspraken in de cao

Verplicht de cao de werkgever om scholing voor het werk aan te bieden, dan is die scholing kosteloos en is een terugbetalingsbeding daarvoor nietig. Sommige cao’s hebben daarnaast een eigen studiekostenregeling, bijvoorbeeld met een maximale terugbetalingsperiode. Een afspraak die daarvan ten nadele van de werknemer afwijkt, is in de regel nietig.

Een bestaande regeling, bijvoorbeeld in de personeelsgids, kan de werkgever bovendien niet zomaar aanscherpen. Eenzijdig wijzigen kan alleen onder strikte voorwaarden, zoals een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding en een zwaarwichtig belang.

Voor de werkgever: het beding goed opstellen

Begin bij de opleiding, niet bij het beding. Is de opleiding nodig voor de huidige functie of verplicht op grond van wet of cao, dan betaalt u de kosten en geldt de studietijd als arbeidstijd. Die kosten kunt u ook niet terugvorderen op grond van een oud beding. Kijk kritisch naar de vacature, de functieomschrijving en wat u zelf van de werknemer verlangt; daar kijkt de rechter ook naar.

Gaat het om een opleiding voor een volgende stap of persoonlijke ontwikkeling, leg dan per opleiding vóór de start vast welke kosten u vergoedt, in welke situaties terugbetaling volgt en hoe de afbouw per maand verloopt. Sluit beëindiging door uzelf zonder verwijt aan de werknemer uit en voeg een rekenvoorbeeld toe. Neemt u een studieschuld bij een vorige werkgever over, laat de lopende afbouw dan niet ongemerkt opnieuw beginnen.

Voor de werknemer: eerst controleren, dan betalen

Krijgt u bij uw vertrek een rekening, betaal dan niet direct. Vraag om het ondertekende beding, een specificatie en de facturen, en loop vier vragen langs. Was de opleiding noodzakelijk voor uw functie? Is het beding vóór de start duidelijk afgesproken? Neemt het bedrag af naarmate u langer bleef? Valt de manier waarop u vertrok onder het beding?

Controleer ook de berekening: wij zien regelmatig een verkeerd toegepaste afbouw of een verrekening tot onder het minimumloon. Heeft u al betaald op grond van een beding dat nietig blijkt, dan kunt u dat bedrag in beginsel terugvorderen.

Een rekenvoorbeeld

Stel: een werkgever met 45 medewerkers betaalt voor een financieel medewerker van 34 een opleiding tot controller. Die kost 10.800 euro. De functieomschrijving noemt die opleiding niet en collega’s doen hetzelfde werk zonder; zij is bedoeld voor een volgende stap. Vóór de start tekenen beiden een studieovereenkomst: bij eigen opzegging of ontslag op staande voet binnen 36 maanden na afronding betaalt de medewerker terug, met een afbouw van 300 euro per volle maand.

De medewerker zegt op en het dienstverband eindigt 15 maanden na de afronding. Er resteren 21 maanden, dus hij moet 21 keer 300 euro terugbetalen: 6.300 euro. Het beding doorstaat de toets: geen noodzakelijke scholing, vooraf schriftelijk afgesproken, een evenredige afbouw en een eigen vertrek. De werkgever verrekent een deel met de eindafrekening, laat het minimumloon ongemoeid en spreekt voor de rest een betalingsregeling af.

Was de medewerker om bedrijfseconomische redenen ontslagen, dan was er in de regel niets terug te betalen. En was de opleiding een eis voor zijn huidige functie geweest, dan was het beding nietig.

Als werkgever en werknemer het oneens zijn

Een geschil over studiekosten loopt het best via vaste stappen: overleg met de stukken op tafel, een formele brief met een termijn, een procedure in het vooruitzicht, een tweede ronde tussen advocaten, pas daarna mediation en als laatste de procedure. Die procedure loopt bij de kantonrechter, ongeacht het bedrag.

Wie zich op nietigheid beroept, moet onderbouwen dat de opleiding noodzakelijk was; functieomschrijvingen, vacatureteksten en e-mails zijn dan vaak doorslaggevend. Eindigt het dienstverband met een vaststellingsovereenkomst, regel de studiekosten daarin dan uitdrukkelijk.

Heldere afspraken voorkomen discussie achteraf

Een studiekostenbeding blijft een redelijk middel om een investering in opleiding te beschermen, maar alleen voor scholing die de werknemer niet voor zijn functie nodig heeft.

Wie vooraf vastlegt welke kosten, welke afbouw en welke situaties onder het beding vallen, voorkomt de meeste geschillen. Omdat wij werkgevers én werknemers bijstaan, kennen wij de klappen van de zweep van beide kanten.

Van Zinnicq Bergmann staat sinds 1870 werkgevers en werknemers bij in Noord-Brabant en daarbuiten. Wilt u een studiekostenbeding laten opstellen of beoordelen, of heeft u een verzoek tot terugbetaling ontvangen, neemt u dan gerust telefonisch contact met ons op.