Ontslagvergunning UWV: zo verloopt de ontslagprocedure

Een werkgever die wil opzeggen omdat er arbeidsplaatsen vervallen, of omdat een werknemer na twee jaar ziekte niet kan terugkeren, heeft vooraf toestemming nodig: de ontslagvergunning van het UWV. Zonder die toestemming, of de schriftelijke instemming van de werknemer, kan hij op deze gronden niet rechtsgeldig opzeggen.

De ontslagprocedure bij het UWV is schriftelijk en kent vaste termijnen. Wat niet op tijd en met stukken binnenkomt, telt vaak niet mee. Dat maakt de procedure overzichtelijk, maar ook onverbiddelijk voor wie een stap overslaat.

Hieronder leest u hoe de procedure stap voor stap verloopt, wat een werknemer daarna nog kan doen, welke fouten werkgevers maken en wat er gebeurt als het UWV de toestemming weigert.

Wanneer de UWV-route geldt

De Nederlandse ontslagroute kent drie routes: het UWV, de kantonrechter en ontslag op staande voet. Het UWV beslist over twee gronden uit artikel 7:669 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek: het vervallen van arbeidsplaatsen om bedrijfseconomische redenen en langdurige arbeidsongeschiktheid na twee jaar ziekte. Wijst de cao een onafhankelijke ontslagcommissie aan, dan gaat een bedrijfseconomische aanvraag daarheen. Stemt de werknemer schriftelijk in of sluiten partijen een vaststellingsovereenkomst, dan is geen toestemming nodig. Hoe de routes zich verhouden, leest u bij ontslag bij een vast contract.

Het UWV geeft alleen toestemming als er een redelijke grond is en herplaatsing in een passende functie binnen een redelijke termijn niet mogelijk is, ook niet met scholing (artikel 7:669 lid 1 BW). Die redelijke termijn is gelijk aan de wettelijke opzegtermijn, of 26 weken bij een werknemer met een arbeidshandicap. Bij bedrijfseconomisch ontslag moeten uitzendkrachten, oproepkrachten en andere flexibele krachten op de vervallende arbeidsplaatsen in beginsel eerst vertrekken, en daarna geldt het afspiegelingsbeginsel. Wat als bedrijfseconomische reden telt, leest u bij ontslag om bedrijfseconomische redenen.

Bij langdurige ziekte toetst het UWV of herstel binnen 26 weken uitblijft, ook in aangepast werk. Kan de werknemer zijn eigen of ander passend werk wel doen, maar voor minder uren, dan weigert het UWV. Meer daarover leest u bij ontslag na twee jaar ziekte. In beide gevallen geeft het UWV geen toestemming zolang er een opzegverbod geldt dat niet binnen vier weken na de beslissing vervalt (artikel 7:671a lid 11 BW).

Ontslag aanvragen bij het UWV

Bij bedrijfseconomische redenen bestaat de aanvraag uit drie verplichte formulieren: deel A met de gegevens van de werkgever, deel B per werknemer en deel C met de onderbouwing. Bij langdurige ziekte is er één formulier, met onder meer een verklaring van de bedrijfsarts die niet ouder is dan drie maanden. De werkgever dient de aanvraag in via het werkgeversportaal met eHerkenning, of per post.

Ontbreekt er iets, dan meldt het UWV dat in de regel binnen twee werkdagen en heeft de werkgever acht dagen om aan te vullen. Blijft de aanvraag onvolledig, dan wordt zij meestal niet in behandeling genomen. De procedure loopt pas vanaf de dag waarop de volledige aanvraag binnen is. Die datum telt later mee bij de opzegtermijn.

Wat er in de onderbouwing hoort

Het UWV toetst een ondernemersbeslissing terughoudend, maar wil wel stukken zien. Bij een slechte financiële situatie gaat het om kerngegevens over de laatste drie boekjaren en het lopende jaar, de jaarrekeningen en prognoses van resultaat en liquiditeit voor de komende 26 weken, met en zonder de voorgenomen maatregelen. Bij werkvermindering vraagt het UWV de ontwikkeling van het werk over minstens achttien maanden, bij een reorganisatie een organogram van voor en na.

Daarbij horen een overzicht van de ontslagvolgorde en bewijs van het herplaatsingsonderzoek, zoals het verslag van een herplaatsingsgesprek en een lijst van vacatures en van functies van flexibele krachten. Het rondsturen van vacatures is volgens het UWV in het algemeen onvoldoende.

Let op twee punten. Het UWV stuurt alle stukken naar de werknemer, en wat de werkgever vertrouwelijk wil houden, telt niet mee. En alle bedrijfseconomische redenen moeten meteen worden aangevoerd, want een nieuwe aanvraag na een weigering vraagt nieuwe feiten.

Het verweer van de werknemer

Is de ontslagaanvraag volledig, dan krijgt u als werknemer een kopie met alle bijlagen en een verweerformulier. U hebt veertien kalenderdagen, gerekend vanaf de dag na verzending van de brief, en uw reactie moet uiterlijk op de laatste dag binnen zijn. Een eigen brief mag ook. Reageert u niet, dan beslist het UWV op de stukken van de werkgever.

Een goed verweer loopt de onderbouwing punt voor punt na. Kloppen de cijfers, of gaat het om een tijdelijke dip? Is uw functie juist ingedeeld en de afspiegeling goed toegepast? Zijn de flexibele krachten vertrokken, en is gezocht naar een passende functie, ook binnen het concern en met scholing? Onderbouw elk punt met stukken, zoals vacatureteksten. Loopt er overleg over een regeling, dan kunt u uitstel vragen.

Tweede ronde, deskundigen en de ontslagadviescommissie

Roept het verweer vragen op, dan kan het UWV een tweede schriftelijke ronde houden: eerst zeven dagen voor de werkgever, daarna zeven dagen voor de werknemer. Een mondelinge behandeling is de uitzondering. Wat na afloop van een termijn binnenkomt, kan het UWV buiten beschouwing laten.

Bij langdurige ziekte kan het UWV een verzekeringsarts of arbeidsdeskundige om advies vragen, waarop partijen binnen zeven dagen reageren. Bij bedrijfseconomisch ontslag kan het UWV advies vragen aan de ontslagadviescommissie, met vertegenwoordigers van werkgevers- en werknemersorganisaties. Dat gebeurt vooral als de toepassing van de regels onduidelijk is of kennis van een sector nodig is. Het UWV beslist zelf.

Doorlooptijd en beslissing van het UWV

Het UWV streeft naar ongeveer vier weken bij één ronde, vijf weken met een advies van de ontslagadviescommissie, zeven weken met een tweede ronde en acht weken als daarbij een medisch advies nodig is. De beslissing gaat tegelijk naar beide partijen, met de motivering en de datum waarop de volledige aanvraag binnenkwam. Bezwaar of beroep is niet mogelijk.

De werkgever kan de aanvraag op elk moment intrekken, bijvoorbeeld als er tijdens de procedure alsnog een regeling komt.

Opzeggen na de toestemming

De toestemming is vier weken geldig na de dagtekening van de beslissing. Binnen die periode zegt de werkgever schriftelijk op, met vermelding van de reden. Laat hij de termijn verlopen, dan moet hij opnieuw toestemming vragen.

Opzegging gaat tegen het einde van de maand, met inachtneming van de opzegtermijn van de werkgever van één tot vier maanden. Daarvan gaat de proceduretijd af, gerekend van de ontvangst van de volledige aanvraag tot de dagtekening van de beslissing, maar er blijft ten minste een maand over (artikel 7:672 lid 6 BW). De werknemer heeft in de regel recht op een transitievergoeding.

Als het UWV de toestemming weigert

Weigert het UWV, dan loopt de arbeidsovereenkomst door, met recht op loon. De werkgever kan de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst op dezelfde grond te ontbinden, binnen twee maanden na de weigering (artikel 7:686a lid 4 BW). De kantonrechter toetst opnieuw aan dezelfde wettelijke eisen.

Een nieuwe aanvraag bij het UWV kan alleen met nieuwe feiten. Vaak is een weigering daarom het moment om opnieuw over een regeling te praten.

Wat u als werknemer daarna nog kunt doen

Na een opzegging met toestemming kunt u de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te laten herstellen als de opzegging niet aan de wettelijke eisen voldeed, bijvoorbeeld omdat de reden niet klopte of een passende functie niet is aangeboden. Dat verzoek moet binnen twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst zijn ingediend.

Een billijke vergoeding in plaats van herstel is beperkter mogelijk dan vaak wordt gedacht. Bij bedrijfseconomisch ontslag kan dat alleen als herstel in redelijkheid niet mogelijk is door ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werkgever. Bij ontslag na langdurige ziekte kan het als het ontslag het gevolg is van zulk handelen. Gold er een opzegverbod of was de opzegtermijn te kort, dan zijn vernietiging of een vergoeding mogelijk, eveneens binnen twee maanden.

Voor de werkgever: een zorgvuldig dossier

Afwijzingen hebben vaak een voorspelbare oorzaak. De ondernemingsraad is nog niet geraadpleegd, er werken nog uitzendkrachten op de vervallende plaatsen, de functiecategorie is verkeerd afgebakend of een passende vacature is na de boventalligheid extern ingevuld. Bij twintig of meer ontslagen binnen drie maanden in één werkgebied gelden bovendien de regels voor collectief ontslag.

Let ook op de timing. Een ziekmelding nadat het UWV de aanvraag heeft ontvangen, blokkeert de opzegging niet. Daarom kunt u bij bedrijfseconomisch ontslag beginnen met een voorlopige aanvraag: alleen deel A, met veertien dagen uitstel om over een regeling te praten, mits de ondernemingsraad al is geraadpleegd. Bij langdurige ziekte kunt u de aanvraag al voor week 104 indienen, als het opzegverbod binnen vier weken na de beslissing afloopt.

Een vaststellingsovereenkomst is vaak sneller en zekerder. Eerst volgt een gesprek, dan een formele brief met een voorstel, waarbij de UWV-procedure het drukmiddel is, en daarna overleg tussen advocaten. Pas als dat vastloopt, kan mediation zinvol zijn, en anders beslist het UWV. Meer daarover leest u bij onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst.

Een voorbeeld van begin tot eind

Stel: een transportbedrijf met 60 medewerkers verliest zijn grootste opdrachtgever en brengt de afdeling planning terug van vier naar twee arbeidsplaatsen. Na het advies van de ondernemingsraad vertrekt eerst de uitzendkracht. Volgens de afspiegeling komt daarna een planner van 49 met twaalf dienstjaren in aanmerking.

Een voorlopige aanvraag met veertien dagen overleg levert geen regeling op. Op 1 maart is de aanvraag volledig. De planner wijst in zijn verweer op een vacature als inkoper binnen het concern. In de tweede ronde toont de werkgever aan dat die functie een opleiding en ervaring vraagt die de planner ook met scholing niet tijdig kan verwerven.

Het UWV verleent de toestemming op 9 april. De proceduretijd, van 1 maart tot en met 9 april, is 40 dagen; de weken van de voorlopige aanvraag tellen niet mee. De werkgever zegt op 14 april schriftelijk op, met een opzegtermijn van drie maanden. Zonder aftrek zou het dienstverband op 31 juli eindigen. Na aftrek loopt de termijn tot 4 juni, en omdat opzegging tegen het einde van de maand gaat, eindigt het dienstverband op 30 juni. De planner ontvangt een transitievergoeding en ziet na toetsing van de stukken af van een procedure.

Een procedure met vaste termijnen

De ontslagprocedure bij het UWV is voorspelbaar voor wie de regels kent. De termijnen liggen vast en het UWV weegt alleen wat op tijd en met stukken is aangeleverd.

Voor werkgevers betekent dat: eerst het dossier op orde, dan de aanvraag. Voor werknemers zijn de veertien dagen voor het verweer het belangrijkste moment. Andere ontslagsituaties vindt u in ons overzicht arbeidsrecht uitgelegd.

Van Zinnicq Bergmann staat sinds 1870 werkgevers en werknemers bij in Noord-Brabant en daarbuiten. Wij kennen de klappen van de zweep van beide kanten. Bereidt u een ontslagaanvraag voor, of hebt u een aanvraag van het UWV ontvangen, neemt u dan gerust telefonisch contact met ons op.