Ontslag wegens disfunctioneren: het verbetertraject en het dossier

Een werknemer die structureel onder de maat presteert, kan niet zomaar worden ontslagen. De werkgever moet eerst duidelijk maken wat er schort en de werknemer een serieuze kans geven om te verbeteren. Dat gebeurt in een verbetertraject: een afgebakende periode met concrete doelen, begeleiding en vaste evaluaties.

Voor de werkgever is dat traject de basis van het dossier voor ontslag wegens disfunctioneren. Voor de werknemer is het de kans om de baan te behouden, in een fase waarin elk verslag meetelt. Wij staan werkgevers en werknemers bij en zien van beide kanten waar het misgaat.

Hieronder leest u welke eisen de kantonrechter stelt, hoe een goed traject en dossier eruitzien, wat er gebeurt bij ziekte en hoe u als werknemer reageert.

Wat onder disfunctioneren wordt verstaan

Van disfunctioneren is sprake als een werknemer structureel niet voldoet aan de redelijke eisen van zijn functie. Dat kan gaan over de kwaliteit of de hoeveelheid van het werk, of over vaardigheden als samenwerken en klantcontact. Eén misser maakt iemand nog geen disfunctionerende werknemer.

Wie regels overtreedt, handelt verwijtbaar; dat is een andere ontslaggrond. De Nederlandse ontslagroute kent drie routes: via het UWV, via de kantonrechter en ontslag op staande voet. Bij disfunctioneren is de kantonrechter de aangewezen weg, tenzij partijen samen een regeling treffen. Zie ook ontslag bij een vast contract en arbeidsrecht uitgelegd.

De eisen die de kantonrechter stelt

De wet noemt ongeschiktheid voor het overeengekomen werk een redelijke ontslaggrond, de zogenoemde d-grond, maar alleen onder voorwaarden (artikel 7:669 lid 3 onder d BW). Ook moet herplaatsing niet mogelijk zijn of niet in de rede liggen (artikel 7:669 lid 1 BW). Ontbreekt één onderdeel, dan wijst de kantonrechter het verzoek af.

Hoe het traject eruit moet zien, staat niet in de wet. Volgens de Hoge Raad moet de werkgever een serieuze en reële kans op verbetering bieden. Wat daarvoor nodig is, hangt onder meer af van het niveau van de functie, de duur van het dienstverband en de mate waarin de werknemer openstaat voor kritiek.

Hoe een goed verbetertraject eruitziet

Het traject begint met een gesprek waarin de werkgever met voorbeelden uitlegt wat er niet goed gaat en dat de functie op het spel staat. Daarna volgt een schriftelijk verbeterplan:

De uitkomst mag niet bij voorbaat vaststaan. Een traject van zes weken met onhaalbare doelen, of een traject dat loopt terwijl al een opvolger wordt geworven, houdt bij de kantonrechter zelden stand.

Het dossier: gesprekken, verslagen en waarschuwingen

Het dossier moet laten zien dat het disfunctioneren structureel is en dat de werknemer dat wist. De basis zijn functioneringsgesprekken, een gesprek in twee richtingen over het werk, en beoordelingsgesprekken, waarin de werkgever een oordeel geeft. Leg elk gesprek vast in een verslag met concrete voorbeelden en bewaar e-mails, klachten, cijfers en waarschuwingen. Een waarschuwing maakt de ernst duidelijk, maar vervangt geen verbetertraject.

Tegenstrijdige signalen ondermijnen het dossier. Wie kritiek uit maar een goede beoordeling of een bonus toekent, maakt het later lastig om structureel disfunctioneren aan te tonen. Ook een non-actiefstelling tijdens het traject werkt tegen: wie niet mag werken, kan niet laten zien dat hij verbetert.

Herplaatsing in een andere functie

Ook na een mislukt traject moet de werkgever nagaan of de werknemer binnen een redelijke termijn, gelijk aan de opzegtermijn, eventueel met scholing een andere passende functie kan krijgen. Passend is een functie die aansluit bij opleiding, ervaring en capaciteiten. Het onderzoek omvat de eigen onderneming en, bij een groep, ook de andere groepsmaatschappijen (Ontslagregeling, artikelen 9 en 10).

Soms is een andere functie de betere oplossing, bijvoorbeeld voor een goede vakkracht die als leidinggevende vastloopt. Gaat het om vaardigheden die in elke functie nodig zijn, dan ligt herplaatsing minder voor de hand.

Ziek tijdens het verbetertraject

De d-grond gaat uitdrukkelijk over ongeschiktheid die niet het gevolg is van ziekte of gebreken. Heeft het disfunctioneren een medische oorzaak, dan is ontslag op deze grond niet mogelijk.

Meldt de werknemer zich ziek, dan geldt bovendien een opzegverbod. De kantonrechter kan dan alleen ontbinden als het verzoek geen verband houdt met de ziekte of als beëindiging in het belang van de werknemer is (artikel 7:671b lid 6 BW). Begint de ziekte pas nadat de kantonrechter het verzoek heeft ontvangen, dan staat het opzegverbod niet in de weg.

In de praktijk ligt het traject stil tot de werknemer hersteld is, en wordt het daarna hervat. Wie doorgaat alsof er niets is gebeurd, riskeert het oordeel dat de werknemer onvoldoende gelegenheid kreeg. Zie ook ontslag tijdens ziekte.

De cumulatiegrond als het dossier net tekortschiet

Een ontslaggrond moet volledig zijn onderbouwd. Lukt dat net niet, dan kan de cumulatiegrond uitkomst bieden (artikel 7:669 lid 3 onder i BW): een combinatie van omstandigheden uit twee of meer gronden die samen zo zwaar wegen dat voortzetting niet van de werkgever kan worden gevergd. Bij disfunctioneren gaat het vaak om een combinatie met verwijtbaar gedrag of een verstoorde arbeidsverhouding.

De kantonrechter kan dan naast de transitievergoeding een extra vergoeding toekennen van ten hoogste de helft daarvan (artikel 7:671b lid 8 BW). Een vangnet voor een zwak dossier is de cumulatiegrond niet: elementen van meerdere gronden moeten echt aanwezig zijn.

De procedure bij de kantonrechter

De werkgever dient een verzoekschrift in met het dossier als bijlage. De werknemer kan schriftelijk verweer voeren, waarna een mondelinge behandeling volgt. Een advocaat is niet verplicht, maar wel gebruikelijk.

De beslissing volgt meestal binnen vier weken na de zitting. Bij toewijzing eindigt de arbeidsovereenkomst na de opzegtermijn, waarop de duur van de procedure in mindering komt; er resteert ten minste een maand. De werknemer heeft in de regel recht op de transitievergoeding.

Bij afwijzing loopt de arbeidsovereenkomst door. Hoger beroep is mogelijk binnen drie maanden. Oordeelt het hof dat ten onrechte is ontbonden, dan kan het herstel van de arbeidsovereenkomst bevelen of een billijke vergoeding toekennen.

De billijke vergoeding bij een onzorgvuldig traject

Een gebrekkig traject leidt meestal tot afwijzing. Heeft de werkgever de verhouding zelf onherstelbaar beschadigd, dan kan de kantonrechter alsnog ontbinden wegens een verstoorde arbeidsverhouding, maar met een billijke vergoeding als de ontbinding het gevolg is van ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever (artikel 7:671b lid 9 onder c BW).

Zo ging het in een zaak die in 2018 bij de Hoge Raad eindigde. De werkgever had zonder voorafgaande kritiek een beëindigingsvoorstel gedaan, de werknemer op non-actief gesteld en hem daarna een verbeterplan van twee maanden gegeven, met weinig feedback. Aan de eisen van de d-grond was zo niet voldaan, maar de ontbinding bleef staan wegens de verstoorde verhouding, met een billijke vergoeding. Bij de hoogte daarvan telt volgens de Hoge Raad ook mee hoe lang het dienstverband anders naar verwachting had geduurd.

Wil de kantonrechter een billijke vergoeding toekennen, dan mag de werkgever het verzoek eerst intrekken; de arbeidsovereenkomst loopt dan door. Is het ontslag al gegeven, zie dan ontslag aanvechten.

Hoe u als werknemer reageert

Neem een verbeterplan serieus en werk mee: de rechter weegt mee of u openstond voor kritiek. Alles accepteren hoeft u niet. Teken een plan of verslag waarmee u het oneens bent voor gezien of voor ontvangst, niet voor akkoord.

Reageer schriftelijk en zakelijk op elk verslag dat niet klopt. Geef aan wat u nodig heeft, zoals een training, minder werkdruk of een andere begeleider, en vraag om aanpassing van doelen die niet haalbaar zijn. Houd zelf bij wat u doet en bereikt.

Spelen er gezondheidsklachten mee, bespreek die dan met de bedrijfsarts. Laat u bovendien vroeg adviseren: wie pas reageert als het verzoekschrift er ligt, heeft de belangrijkste stukken al laten passeren. Loopt de verhouding vast, lees dan arbeidsconflict als werknemer.

Wanneer een vaststellingsovereenkomst verstandiger is

Een traject en een procedure kosten tijd en energie, met een onzekere uitkomst. Veel trajecten eindigen daarom met een vaststellingsovereenkomst over de einddatum, de vergoeding, vrijstelling van werk en de referentie.

Voor de werknemer kan dat verstandig zijn als de verhouding al beschadigd is of verbetering weinig kans maakt. Voor de WW moet het initiatief bij de werkgever liggen en mag er geen dringende reden zijn; wordt de opzegtermijn niet in acht genomen, dan gaat de WW later in. Na ondertekening heeft u veertien dagen bedenktijd. Zie vaststellingsovereenkomst en WW.

Voor de werkgever is een regeling verstandig als het dossier gaten heeft. Bij een conflict volgt eerst onderhandeling, dan een formele brief, eventueel met een procedure in het vooruitzicht, en een tweede ronde tussen advocaten. Pas daarna komt mediation in beeld, en een procedure als laatste. Zie vaststellingsovereenkomst onderhandelen en de ontslagvergoeding.

Een voorbeeld van begin tot eind

Stel: een adviesbureau met 45 medewerkers heeft een senior adviseur van 51, al elf jaar in dienst. Sinds de komst van een nieuw klantsysteem blijven offertes liggen en klagen twee vaste klanten. In het beoordelingsgesprek legt de commercieel directeur vast wat beter moet en dat de functie op het spel staat.

Met de HR-manager stelt hij een verbeterplan van vier maanden op: offertes binnen drie werkdagen opvolgen, het klantsysteem dagelijks bijwerken en zes klantbezoeken per maand. Er komen een training, een externe coach en elke drie weken een evaluatie. De adviseur reageert schriftelijk dat zes bezoeken niet haalbaar zijn; het worden er vijf.

Na zes weken meldt de adviseur zich ziek met overspannenheidsklachten. Het traject ligt stil en wordt na zijn herstel hervat, zodat hij alsnog de volle vier maanden krijgt. Bij de eindevaluatie zijn de offertes op orde, maar blijven het klantsysteem en de bezoeken achter. Een passende functie is er niet.

De werkgever stelt een regeling voor. De advocaat van de werknemer reageert met een brief over de ziekteperiode en de zichtbare vooruitgang. Na een tweede ronde tussen advocaten, met een concept-verzoekschrift op tafel, volgt een vaststellingsovereenkomst: einde na de opzegtermijn, de transitievergoeding plus een aanvullend bedrag, outplacement en een neutrale referentie.

Een zorgvuldig traject loont voor beide kanten

Een verbetertraject is geen formaliteit op weg naar ontslag, maar een echte kans op verbetering, en de kantonrechter beoordeelt het ook zo. Werkgevers die dat serieus nemen, bouwen een sterker dossier op; werknemers die actief meedoen, vergroten hun kans om te blijven of goed te vertrekken.

Het verschil zit in concrete doelen, eerlijke verslagen, tijdige reacties en een weloverwogen keuze tussen doorzetten en schikken.

Van Zinnicq Bergmann staat sinds 1870 werkgevers en werknemers bij in Noord-Brabant en daarbuiten. Overweegt u als werkgever een verbetertraject of ontslag wegens disfunctioneren, of zit u als werknemer in een traject, neemt u dan gerust telefonisch contact met ons op.